E-invoicing, tijd om de stap te zetten
Vanaf 1 januari 2026 worden bedrijven in België verplicht om aan E-invoicing te doen, met andere woorden digitaal te factureren. Wat houdt dat precies in en welke valkuilen moet je vermijden? Jesse Annendijck, productmanager accountancy bij SBB, helpt ons op weg.
Auteur: Patrick Dieleman, AVBS
Behalve met jaarrekeningen- en boekhoudrecht, houdt Jesse zich ook bezig met de processen binnen SBB die te maken hebben met accounting. “Dat gaat ook over de programma’s die daarvoor gebruikt worden. Het luik E-invoicing komt daarbij, omdat dit toch wel een behoorlijke impact heeft op de werking in onze kantoren.” Jesse verwijst naar begin 2024, toen de wet op E-invoicing gestemd werd in België. “We schakelden toen onmiddellijk een versnelling hoger om de administratie van onze klanten te digitaliseren. Werken op papier zal volledig verdwijnen; enkel de gestructureerde elektronische factuur blijft nog het enige rechtsgeldige document, bijvoorbeeld om je recht op btw-aftrek uit te oefenen.”
Europees verhaal
De Belgische wet kadert in het initiatief Vida, ‘VAT in the digital age’, een voorstel voor een Europese richtlijn uit 2022 die de btw-rapportering wil moderniseren en het opsporen van internationale fraude vergemakkelijken. “Het fundament van Vida is de gestructureerde elektronische factuur, die het enige communicatiemiddel wordt tussen ondernemingen.” De Europese wetgeving is vooral gericht op intracommunautaire transacties, zoals van siertelers die exporteren naar andere lidstaten, maar biedt de EU-lidstaten ook de mogelijkheid om een gelijkaardig systeem op te zetten voor binnenlandse transacties. Vanaf 1 juli 2030 moeten lidstaten zoals België, die nu al een systeem hebben, zich gealigneerd hebben op het Europese systeem. Tegen 2035 moeten alle nationale e-invoicing-systemen geharmoniseerd zijn met de EU-normen. Lidstaten mogen zelf nog invulling geven aan bepaalde aspecten, wat wel enigszins een nadeel is. “Ondanks de norm zal een Franse factuur er toch anders uitzien dan een Belgische. Bovendien zijn er momenteel verschillende platformen in gebruik waarmee die facturen worden uitgewisseld. Frankrijk werkt bijvoorbeeld met PPF of PDP, terwijl we in België met Peppol werken. Tegen 2035 moeten die platformen vlot met elkaar kunnen communiceren. “Softwareleveranciers, zoals Soluzio, hebben applicaties gemaakt die bijvoorbeeld een Belgische Peppol-factuur correct omzetten naar het Franse platform. Dat werkt, maar ideaal is het niet.”
Jesse vergelijkt Peppol met B-post, dat ervoor zorgt dat een brief van bij de verzender tot bij de ontvanger geraakt. “Je hoeft je geen zorgen te maken wie die allemaal in handen krijgt, als die maar in de brievenbus terechtkomt van de ontvanger. Met Peppol werkt het net zo. Je hebt een facturatiepakket nodig waarmee je een factuur opmaakt in het wettelijk voorziene formaat. Vervolgens verzend je die met één druk op de knop. Aan de hand van het ondernemingsnummer wordt nagegaan wie de rechtmatige ontvanger is van de factuur. Die krijgt de factuur aangeleverd in zijn eigen boekhoudsoftware. Wanneer je aan particulieren verkoopt, komt de factuur als pdf in hun mailbox. Tot 2028 zal dat ook het geval zijn voor buitenlandse klanten.”
Aanpak SBB
SBB werkt ondertussen al zeven jaar met een digitale toepassing: SBBslim, gebaseerd op het programma ClearFacts. “Dat programma zorgt ervoor dat de klant zijn facturen correct kan verzenden en ontvangen, en aan de accountant kan bezorgen om die te verwerken. We merken dat de omschakeling nu in een gigantische stroomversnelling komt. Het afgelopen jaar zijn er zowat 2000 dossiers bijgekomen, waardoor al 60 tot 70% van onze klanten klaar is om digitaal te werken. Daarmee zijn we echt wel koploper. Maar ik hoor dat op nationaal vlak zowat 50% van de ondernemingen er nog totaal niet van wakker ligt. Er zijn ook nog heel wat accountants die vandaag nog geen oplossing hebben.”
Aan AVBS-leden die geen klant zijn bij SBB, raadt Jesse aan dat ze heel goed nagaan met welke programma’s hun accountant werkt. “Je wil niet in een situatie geraken waarin het programma waarmee je gestart bent, achteraf niet compatibel blijkt met de software van je accountant, waardoor je niet alle voordelen van E-invoicing kan benutten. Je kan bijvoorbeeld met één druk op de knop betaalbestanden genereren. Je documenten komen automatisch binnen in je software en stromen ook automatisch door naar je accountant. Die kan alles sneller verwerken, waardoor je een beter tussentijds zicht krijgt op je cijfers.”
Tijdig beginnen
Er rest niet overdreven veel tijd meer tot 1 januari 2026. “Als je nog geen facturatiesoftware zou gebruiken, zal je een nieuw programma moeten opstarten voor je verkoopfacturen. Ook voor je inkomende facturen heb je software nodig. Dat vraagt een andere manier van werken, en soms ook een andere manier van denken. Wij zijn er zo snel mee begonnen, omdat we onze klanten de tijd willen gunnen om die verandering te omarmen. Zo zijn ze echt klaar tegen 2026 en hoeven ze zich geen zorgen te maken over het concept elektronische factuur.” SBB kiest voor een gespreide aanpak. “Vorig jaar hebben we een aantal nieuwsbrieven uitgestuurd en onze klanten ook geïnformeerd via e-mail. We hebben toegelicht welke stappen wij zouden zetten en wat er van hen werd verlangd zodra zij akkoord gingen. We hebben hier ook uitgebreid bij stilgestaan tijdens onze klantenvergaderingen in het najaar. De kantoren organiseren momenteel volop infosessies, … De komende maanden gaan we de klanten die nog niet overstapten intensiever benaderen, zodat ook zij op tijd klaar zijn.”
Jesse beseft dat het voor sommigen een grote stap is. “Je moet bereid zijn om die digitalisering te omarmen. Ik begrijp dat dit voor jongere mensen gemakkelijker is dan voor wie wat ouder is. Om in hun beleving te komen, stel ik me voor hoe mijn grootvader daarmee zou omgaan. Hij is bijna 90, heeft nog wat runderen en land, en moet hier ook mee aan de slag gaan. We merken dat veel oudere klanten iemand zoeken die hen kan ondersteunen. Ze brengen een (schoon)zoon of dochter mee of iemand die bij hen werkt.”
Het moeilijkste in heel het proces is het kiezen van de toepassing. “Er zijn heel wat aanbieders op de markt. Sommige softwareleveranciers komen met een heel mooi en goedkoop aanbod, maar dat blijkt achteraf vaak toch wat tegen te vallen. Bijvoorbeeld omdat je er alleen gestandaardiseerde elektronische facturen mee kan opladen, terwijl je voor transacties met het buitenland, zeker nog twee jaar gewone facturen zal binnenkrijgen. Kies daarom voor software die ook andere documenten op een efficiënte manier kan integreren. Met ons pakket kan je je leverancier een e-mailadres geven en zijn factuur komt rechtstreeks in je administratie terecht, ongeacht het format.” De belangrijkste tip, die Jesse nog wil meegeven is: “Ga er zo snel mogelijk mee aan de slag, zodat je tijdig klaar bent. Het belangrijkste is dat je nu die stap durft zetten!”
